Success Stories Die Erfolgsgeschichten unserer Kund*innen
Die Herausforderung
Kund*innen möchten schnellstmöglich Antworten auf technische oder administrative Fragen rund um ihren Vertrag, die Rechnung oder das Service erhalten. Sämtliche Briefe und elektronischen Sendungen werden von den Mitarbeiter*innen des Magenta Customer Care Servicecenters manuell verarbeitet. Das führt zu hohem Ressourcenaufwand, langen Wartezeiten für Kund*innen und geringerer Servicequalität.
Unsere Lösung
Die Post Business Solutions hat mithilfe des Digitalen Posteingang Premium die Verarbeitung aller Briefe und elektronischen Sendungen übernommen, die an das Customer Care Servicecenter übermittelt werden. Der zielgerichtete Einsatz modernster Technologie verschafft Magenta Telekom einen übersichtlichen und schnellen Informationslauf. Ein reibungsloser und effizienter Workflow im Customer Care Servicecenter der Magenta garantiert eine hohe Kund*innenzufriedenheit.
Ergebnis
- Deutlich raschere Bearbeitung der Kund*innenanfragen
- Verbesserte Servicequalität
- Gesteigerte Kund*innenzufriedenheit
Die Herausforderung
Die SVS, Sozialversicherung der Selbständigen war auf der Suche nach einem digitalen Eingangspostverarbeitungsprozess, welcher eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis sowie eine Qualitätssteigerung garantiert. Die Schwierigkeit in der Lösungsumsetzung bestand in der Konzeption der Transportlogistik. Sendungen von ungefähr 20 unterschiedlichen Adressen werden täglich zu unserer Poststelle transportiert und anschließend digitalisiert an die Versicherungsanstalt für die anstehende Weiterverarbeitung übertragen.
Unsere Lösung
Die Post Business Solutions übernimmt vollumfänglich die Posteingangsverarbeitung für die SVS, deren Sendungen über Nachsendeaufträge an die Poststelle umgeleitet und digitalisiert werden. Die digitale Verfügbarkeit sämtlicher Informationen bietet den Mitarbeiter*innen im Beratungsprozess schnellere und umfassendere Auskunftsmöglichkeiten. Dies bedeutet besseren Schutz und soziale Sicherheit für die Kund*innen. Beschleunigt wird auch die Weiterverarbeitung der Anliegen. Insgesamt konnten die Bearbeitungs- und Antwortzeiten um ein Vielfaches reduziert werden. Unter Einhaltung höchster Datenschutz- und Qualitätsstandards gewinnt die SVS dadurch an Geschwindigkeit und Effizienz.
Ergebnis
- Zeit- & Kostenersparnis durch die Digitalisierung und effektive Strukturierung der Eingangspost
- Höchste Datensicherheitsstandards
- Höhere Kund*innenzufriedenheit durch 360 Grad Beratung und kürzere Reaktionszeiten
Die Herausforderung
Die Poststelle und die Telefonzentrale der Continental Reifen Austria GmbH verursachten hohe Kosten. Zudem war es schwierig, das Personal optimal einzusetzen. Von der Post erhoffte sich Continental Reifen Austria GmbH eine wirksame Prozessoptimierung und auch ein höheres Serviceniveau.
Unsere Lösung
Die Post Business Solutions betreibt die interne Poststelle von Continental Reifen Austria GmbH in Wiener Neudorf. Seit der Übernahme 2008 haben wir unser Leistungsspektrum stetig erweitert und erfüllen heute auch Aufgaben im Facility Management und am Empfang.
Continental Reifen Austria GmbH übertrug der Post den Betrieb der internen Poststelle und der Telefonzentrale, um Kosten zu senken und gleichzeitig den Servicelevel zu steigern. Nach intensiver Analyse konnten wir konkrete Optimierungsmaßnahmen vorschlagen und umsetzen. Seither ist die termingerechte Zuführung und Abholung der Tagespost gewährleistet. Wir stellen die Post direkt in die Abteilungen zu und machen Ausgangspost versandfertig.
Ergebnis
- Einsparung eines Poolfahrzeugs
- Kostenreduktion um -50%
- Hohes Servicelevel
- Durchgängige Öffnungszeiten
Die Herausforderung
Doppler Mineralöle war auf der Suche nach einem*einer zuverlässigen Partner*in, der die Logistik der täglichen ein- und ausgehenden Geschäftspost übernimmt.
Unsere Lösung
Wir übernehmen die Zuführung und Abholung der Firmenpost, wie beispielsweise Briefsendungen, Pakete, Info.Mail oder Info.Post von Doppler Mineralöle zu definierten Zeiten in vereinbarten Mengen.
„Was wir als Kunde der Post Business Solutions wirklich wollen, sind drei Dinge: erstens Service, zweitens Service und drittens Service. Durch die persönliche und individuelle Anlieferung und Abholung unserer Geschäftspost konnten wir die Effizienz in der Bearbeitung der Dokumente erhöhen. Darum haben wir uns für die Post als Partner entschieden“, sagt Petra Tiefenthaler, Assistentin der Geschäftsleitung Doppler Mineralöle.
Ergebnis
- Zeit- und Kostenersparnis
- Zeitgenaue Lieferung und Abholung der Geschäftspost
- Regelmäßiges Service ohne Unterbrechungen
Die Herausforderung
Die UniCredit Bank Austria suchte nach einer Lösung, um Kosten in der Bearbeitung und dem Versand von Geschäftsdokumenten zu senken und gleichzeitig die hohen Erwartungen ihrer Kund*innen zu erfüllen. Die Zufriedenheit der Kund*innen, der eigenen Mitarbeiter*innen und das Engagement für nachhaltige Projekte stehen für das Unternehmen an oberster Stelle.
Unsere Lösung
Die UniCredit Bank Austria und die Post Business Solutions verbindet seit 2017 eine sehr erfolgreiche Partnerschaft im Bereich Druck, wobei sich die UniCredit Bank Austria sehr rasch für die Duale Zustellung entschieden hat und die bestehende Drucklösung um den elektronischen Versand der Dokumente erweitert wurde. Somit werden, abhängig von elektronischer Erreichbarkeit der Empfänger*innen, Dokumente aus dem Druckstrom ausgesteuert und elektronisch als E-Brief zugestellt. Dies gewährleistet Effizienz, Sicherheit und eine deutliche Ersparnis bei den Portokosten. Der umweltschonende Gedanke der E-Zustellung ist ein Vorteil, der sich nahtlos in die Unternehmensausrichtung der UniCredit Bank Austria fügt.
Ergebnis
- 450.000 potenzielle E-Brief Empfänger*innen
- -50% Portoersparnis bei elektronischer Zustellung
- Umweltfreundliche Produktion und Zustellung
Die Herausforderung
Die Helvetia suchte nach einer Lösung, um Kosten in der Bearbeitung und dem Versand von Geschäftsdokumenten zu senken und gleichzeitig die hohen Erwartungen ihrer Kund*innen zu erfüllen. Vom Druck bis zur Postaufgabe – wir kümmern uns um alle ihre Kund*innenschreiben.
Unsere Lösung
Die Helvetia und die Post Business Solutions verbindet seit 2013 eine erfolgreiche Partnerschaft in den Bereichen Druck und Versand aller Kund*innenschreiben wie Vorschreibungen, Mahnschreiben, Versicherungspolizzen sowie personalisierte Werbesendungen.
Der Einsatz von Closed-Loop-Verfahren gewährleistet, dass sich in jedem Kuvert die richtigen Seiten befinden. Mehrere Produktionsstandorte bieten der Kundin Ausfallsicherheit. Aufgrund der Einhaltung der Banken Security Standards garantiert die Post Business Solutions höchste Datensicherheit.
Ergebnis
- 18 Mio. Seiten
- 1,5 Mio. Sendungen
- Höchste Datensicherheit nach Banken Security Standards
Die Herausforderung
Die Generali Versicherung AG versendet tagtäglich zahlreiche physische Sendungen wie Polizzen, Kontonachrichten, Vorschreibungen und ähnliche Schriftstücke an ihre Kund*innen. Eine umweltschonende Versandlösung und ein weiterer Schritt in Richtung papierloses Büro war der Generali ein großes Anliegen.
Unsere Lösung
Auf der Suche nach einer Lösung zur Senkung von Ressourcen und Versandkosten entschied sich die Generali bereits 2016, ihre Kund*innen über das Generali Kundenportal elektronisch zu servicieren. Um noch mehr Menschen auf digitalem Wege abzuholen und auch jene Kund*innen zu erreichen, die das Kund*innenportal noch nicht nutzen, bietet das Versicherungsunternehmen seit Ende 2017 zusätzlich den E-Brief der Post Business Solutions an: „Die Generali legt besonderen Wert auf direkte und unkomplizierte Kommunikation mit ihren Kund*innen. Diese auf elektronischem Weg mit wichtigen Sendungen sofort und umweltschonend zu versorgen, gehört zu unseren Prioritäten“, sagt Stefan Koller, Leiter Betriebsorganisation & Zentrale Services bei der Generali.
Ergebnis
- 450.000 E-Brief Nutzer*innen
- 50% Ersparnis bei elektronischer Zustellung
- 100% Nachhaltigkeit
Die Herausforderung
Der KSV1870 suchte nach einer Lösung für den elektronischen Versand von Dokumenten, die einerseits Kosten spart, aber auch die Kund*innenwünsche abdeckt. So sollten Kund*innen ihre Briefe je nach Präferenz entweder physisch per Post oder elektronisch bekommen. Wichtig dabei war: Sicherheit, Vertraulichkeit, Verlässlichkeit und ein*e Ansprechpartner*in für den gesamten Prozess.
Unsere Lösung
Die Sendungen werden aus dem Gesamtdruckstrom ausgeschleust und Empfänger*innen nach elektronischer Erreichbarkeit überprüft. Falls dies zutrifft, werden Sendungen als E-Brief kostengünstig in den E-Briefkasten der Empfänger*innen zugestellt. Andernfalls wird das Dokument gedruckt, kuvertiert und physisch zugestellt.
Durch den elektronischen Versand und der sofortigen Sendungsübermittlung profitiert der KSV1870 von Effizienzsteigerung sowie Kostenreduktion.
Ergebnis
- 450.000 E-Brief Nutzerinnen
- 50% Ersparnis bei elektronischer Zustellung
- Alles aus einer Hand: von Datenübermittlung bis zur Zustellung
Die Herausforderung
Eine Vielzahl von eingehenden und ausgehenden Sendungen verlässlich verfolgen und dokumentieren ist eine große Herausforderung. Die Erfassung, Zuweisung und Übergabe der Briefe, Pakete, RSa- und RSb-Sendungen an die richtigen Empfänger*innen in der Organisation - dies erfordert in der Regel viel Zeit und Ressourcen.
Unsere Lösung
Das Österreichische Rote Kreuz nutzt seit Herbst 2019 Mailroom Tracking der Post Business Solutions. Mit dieser digitalen Lösung, als Ergänzung zum physischen Postlauf von Briefen und Paketen in Unternehmen, können Eingang, Zustellung und Übernahme sämtlicher Postsendungen innerhalb des Unternehmens genau verfolgt und dokumentiert werden – und zwar digital, in Echtzeit und nur seitens autorisierter Mitarbeiter*innen. Alle Abläufe werden in Echtzeit dokumentiert und automatisch revisionssicher gespeichert.
Mit Mailroom Tracking ist der unnötige Stress wegen nicht auffindbarer Sendungen oder deren umständlicher Archivierung Geschichte.
Ergebnis
- Recherchezeit nahezu gegen null reduziert
- Transparente Dokumentation aller Sendungen
- Höchste Datensicherheit und Betrieb in Österreich
Die Herausforderung
Neben Büchern umfasst die Karl Popper-Sammlung rund 7000 Seiten Dokumente, die gefaltet, geklammert oder geheftet sein können. Viele befinden sich in schlechtem Zustand und müssen daher besonders behutsam gehandhabt werden. Außerdem enthalten sie zahlreiche handschriftliche Vermerke und Korrekturen in unterschiedlichen Farben. Das Digitalisat muss diese originalgetreu darstellen, damit Wissenschafter*innen die Texte studieren können.
Unsere Lösung
Der hauseigene Transportservice holte die Sammlung ab. Alle Schriften wurden durch die Lösung Dokumenten- & Archivdigitalisierung im Auflichtscan-Verfahren erfasst – eine gängige und sichere Methode für besonders empfindliche Belege. Die LED-Beleuchtung war so schonend wie möglich; die mechanische Beanspruchung minimal.
Nach Überprüfung der Daten auf Lesbarkeit wurden die Digitalisate sowie historischen Bücher und Dokumente an die Universitätsbibliothek rückübermittelt.
Nun stehen sie Forschern weltweit, schnell und unkompliziert zur Verfügung.
Ergebnis
- Weltweite orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit
- Originalgetreue Darstellung
- Höchste Datensicherheit und Betrieb in Österreich
Die Herausforderung
Im Laufe der Jahre hat sich bei der Scheuch GmbH ein Papierarchiv von mehreren tausend Ordnern angesammelt. Ein physisches Archiv benötigt viel Platz. Zudem ist es sehr arbeits- und zeitaufwändig, mittels konventioneller Suche bestimmte Aufzeichnungen zu finden. Die Informationen sollten für alle Standorte weltweit zugänglich gemacht werden.
Unsere Lösung
Mittels Hochleistungsscanner wurden die Dokumente am Post Standort in Haid in Farbe digitalisiert und als PDFs gespeichert. Um nicht nur die Suche nach Dokumentennamen, sondern auch die Textsuche innerhalb einzelner Dokumente zu ermöglichen, wurden die PDFs mit Hilfe einer OCR-Lesetechnologie neu erfasst. Die Indexierung der Daten erfolgte anschließend individuell nach Kund*innenwunsch.
Die erste Welle der Archivdigitalisierung startete im Jänner 2015 – hier wurde binnen weniger Monate eine große Anzahl an Ordnern gescannt. Nach dem erfolgreichen Projektstart wurde 2016 ein weiterer Teil digitalisiert. Im Herbst 2019 übernahm die Post Business Solutions ein weiteres Archiv der Scheuch Gruppe zur Digitalisierung und ortsunabhängigen Bereitstellung.
Ergebnis
- Weltweite orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Sammlung
- Massive Einsparung an Lagerfläche
- Höchste Datensicherheit und Betrieb in Österreich
Die Herausforderung
Im Laufe der Jahre sind bei der Versicherungsanstalt riesige Papierarchive in den neun Landesstellen entstanden. Solche Archive benötigen nicht nur viel Platz, sie sind auch sehr arbeits- und zeitaufwändig. Das Ziel war, alle Archive und die darin enthaltenen Informationen zu digitalisieren, um deren Nutzung zu ermöglichen und den Zugriff auf die Informationen zu erleichtern. Zum Entscheid für eine Digitalisierung der Archive waren Standortverhältnisse, Zeit, Sicherheit und Vollständigkeit ausschlaggebend.
Unsere Lösung
Die Post Business Solutions digitalisierte seit 2015 rund 100 Millionen Seiten an Dokumenten für die Sozialversicherung der Selbständigen. Von der Anlieferung der Leerkartons bis hin zur Abholung übernimmt die Post Business Solutions die gesamte Transportlogistik in allen 9 Bundesländern. Anschließend wird das Beleggut mittels Hochleistungsscannern in Farbe digitalisiert und als PDF gespeichert. Nach dem Scanning findet eine Qualitätssicherung durch die Expert*innen in der Aufbereitung statt. Um nicht nur die Suche nach Dokumentennamen, sondern auch die Textsuche innerhalb einzelner Belegstücke zu ermöglichen, werden die Dokumente mit Hilfe einer OCR-Lesetechnologie neu erfasst und im Anschluss an die Kundin übermittelt.
Ergebnis
- Orts- und zeitunabhängiger unabhängiger Zugriff auf das Archiv
- Zeit- & Kosteneinsparung durch die effektive Strukturierung der Informationen
- Ressourcenschonung & Platzgewinn